Automatisierte und kostengünstige Lösung bei AEOI und FATCA

Die internationalen Abkommen zum gegenseitigen Austausch von Steuerdaten, AEOI und FATCA, gehören zum Pflichtprogramm deutscher Sparkassen. Um diesem gerecht zu werden, müssen die Häuser hohes Expertenwissen vorhalten und regulatorische Neuerungen kontinuierlich umsetzen. Die Bearbeitung der Selbstauskünfte generiert jedoch keinen Ertrag. Die DSGF wendet seit Juli 2018 bei Teilen der Prozesse eine Automatisierung an und kann damit eine kostengünstige und sichere Lösung anbieten.
AEOI (Automatic Exchange Of Information) und FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) sind internationale Meldevereinbarungen für steuerliche Zwecke. Seit Unterzeichnung im Oktober 2014 nehmen inzwischen 101 Staaten und assoziierte Gebiete am Verfahren zum automatischen steuerlichen Informationsaustausch AEOI teil. Dieser erfolgt ähnlich zum Fatca -Abkommen, welches den Steuerdatenaustausch mit den USA regelt . So muss seit dem 1. Januar 2016 grundsätzlich bei Neukonten von Neukunden eine aktuelle AEOI/FATCA -Selbstauskunft vorliegen.
Finanzinstitute stehen vor der Herausforderung, trotz hoher Mengen und komplexer Fragen diese gesetzlichen Anforderungen einzuhalten. Innerhalb Deutschlands sind die Bestimmungen im Finanzkonteninformationsaustauschgesetz und in der Fatca-USA-Umsetzungsverordnung geregelt. Fehler können im Extremfall mit bis zu 50.000 Euro Bußgeld pro Einzelfall geahndet werden.
AEOI und FATCA haben zum Ziel, alle im Ausland potenziell steuerpflichtigen Kunden einer Bank oder Sparkasse laufend zu identifizieren und zu überwachen sowie diese Kunden mit Kontoständen und Erträgen über das Bundeszentralamt für Steuern an die jeweiligen ausländischen Steuerbehörden zu melden. Das betrifft sowohl natürliche als auch juristische Personen sowie Bestands- als auch sämtliche Neukunden. Die Marktfolgeprozesse zu AEOI und Fatca sind aufwändig, risikobehaftet, komplex und binden wertvolle Ressourcen in den Instituten.
Der Deutsche Sparkassen- und Giroverband (DSGV) unterstützt durchaus einen zweiteiligen Prozess. Die Sparkasse holt die Selbstauskünfte zentral am Markt ein und der Back-Office-Dienstleister bearbeitet diese dezentral. Diese Zweiteilung hat für Sparkassen den Mehrwert, das Know-how nicht mehr selbst vorhalten zu müssen: Die Bearbeitung erfordert umfangreiches, nicht vertriebsrelevantes Spezialisten-Wissen, um die rechtlichen Vorgaben einzuhalten. Alleine das BMF-Anwendungsschreiben zu AEOI/FATCA umfasst fast 100 Seiten.
Die Spezialisten müssen die steuerlichen Selbstauskünfte eines jeden Neukunden formell und inhaltlich manuell prüfen und anschließend im OSPlus erfassen. Hinzu kommen jährlich umfangreiche und komplexe Prüfungen der Kontrolllisten der Finanz Informatik sowie umfangreiche und regelmäßige Anschreiben an die Kunden.
Matthias Benk, Vorstandsmitglied der Sparkasse Nürnberg, betont: „AEOI und FATCA sind ein hoher Kostenfaktor. Wir müssen komplexes Expertenwissen vorhalten, welches wertvolle Mitarbeiter-Ressourcen bindet. Ich bin froh, dass die DSGF uns dieses Thema abnimmt. So sind wir verlässlich abgesichert.“
90 Prozent aller Selbstauskünfte betreffen natürliche Personen. Diese können mit Hilfe einer DSGF-eigenen Anwendung heute bereits in hohem Maß automatisiert und digital bearbeitet werden. Die Anwendung basiert auf OSPlus und nutzt dessen Schnittstelle für eine durchgängige Bearbeitung. Hierzu kommt, dass seit Juli 2018 für bestimmte Prozess-Schritte sogenannte RPA (Robotic Process Automation) im Einsatz sind, die die Bearbeitung noch sicherer und schneller macht. Das DSGF-Verfahren wurde im Projekt „Betriebsstrategie der Zukunft“ und dem Fachausschuss Betrieb des DSGVs als beispielhafte Lösung vorgestellt.
Dr. Bernd Hochberger, Vorstandsmitglied der Stadtsparkasse München, hebt hervor: „Am Beispiel der Prozesse für AEOI/Fatca zeigt sich, dass durch eine intelligente Automatisierung wirkliche Effizienzen gehoben werden können: wir sparen Zeit und Aufwand, die wir besser für die Beratung unserer Kunden einsetzen können.“
Norbert Baumgärtner, (Photo) Sprecher der Geschäftsführung der DSGF, konstatiert: „Fachteams der DSGF arbeiten seit Jahren in Arbeitskreisen des DSGV mit. Der DSGF-Prozess deckt selbstverständlich die rechtlichen Anforderungen ab und steht in Übereinstimmung mit den Umsetzungsempfehlungen des DSGV in Bezug auf das Outsourcing sowie den PPS-Prozessstandards. Spezielle Digitalisierungstechnik ermöglicht komplett papierloses Arbeiten und beschleunigt den Prozess durch das automatisierte Auslesen und Erfassen zentraler Informationen. Durch die DSGF-eigenen Systeme erreichen wir einen sehr hohen Automatisierungsgrad und damit eine deutliche Reduzierung der Prozesslaufzeiten, der Fehlerquellen und letztlich auch der Leistungskosten.“