‘AANDACHTSPUNTEN’ BIEDEN HOUVAST AAN FEITENONDERZOEKERS

Lex van Almelo

„Of het management integer heeft gehandeld, is een rare vraag die je als feiten- of toedrachtsonderzoeker niet kunt beantwoorden. Als onderzoeker laat je het oordeel in beginsel over aan de opdrachtgever of de rechter. De feiten moeten voor zichzelf spreken,“ zegt forensisch accountant Peter Schimmel, die op de Dag van de Fraude Onderzoeker de IFFC- handreiking voor interne onderzoeken presenteert en toelicht. Schimmel schreef met de Stuurgroep Kritische Succesfactoren Intern Onderzoek van het IFFC de brochure Aandachtspunten Intern Onderzoek. In de stuurgroep zitten onder anderen een particulier rechercheur, een e-discovery specialist, enkele advocaten en een compliance officer, maar geen vertegenwoordigers van Big Four kantoren. De aandachtspunten gelden voor alle beroepsgroepen die feiten- of toedrachtsonderzoek doen.

Onder ‘intern onderzoek’ verstaat de stuurgroep een toedrachts- en / of feitenonderzoek naar aanleiding van een (mogelijke) misstand of een incident binnen een organisatie, dat leidt tot een rapport van feitelijke bevindingen waarop de raad van commissarissen of de directie als opdrachtgever een oordeel of beleid baseren. Als zo’n rapport onderdeel wordt van een juridische procedure, wat vaak gebeurt, wordt het ook extern gebruikt.

Peter Schimmel: „De aandachtspunten zijn de rode draad die door de onderzoeksactiviteiten van de verschillende beroepsgroepen loopt. De handreiking is daardoor misschien vrijblijvender dan bepaalde beroepsregels. De aandachtspunten zijn concrete aanwijzingen voor de praktijk. Sommige beroepsgroepen zijn huiverig voor een protocol, mede in verband met aansprakelijkheidsrisico’s. De handreiking geeft onderzoeker en rechter houvast, want als je alle aandachtspunten volgt, heb je een fundament voor een goed onderzoek. Zo nodig kan de brochure interne onderzoekers en internal auditors bescherming bieden als hun directie iets wil dat niet kan of niet hoort. Als de directie zelf een rol speelt in de kwestie die moet worden onderzocht, is het beter om het opdrachtgeverschap te beleggen bij de raad van toezicht of raad van commissarissen.“

„Hoewel de opdrachtgever daar vaak wel om vraagt, staan er in principe geen oordelen in het onderzoeksrapport,“ zegt Schimmel. „Oordelen brengen namelijk de objectiviteit van de onderzoeker in het geding en daardoor het onderzoek. De rechter kan op basis van de gerapporteerde feiten ook heel goed zelf beoordelen of een bestuurder heeft voldaan aan de administratieplicht en of het bestuur zich heeft schuldig gemaakt aan wanbeleid.“

Er zijn vermoedelijk ongeveer 200 zelfstandige particuliere fraudeonderzoekers in Nederland die zich laten inhuren voor intern onderzoek. Hoewel de eerste generatie, waartoe ook Schimmel behoort, langzaam plaats maakt voor een nieuwe lichting onderzoekers, lopen er volgens hem nog steeds cowboys rond, die slecht en partijdig onderzoek doen. „Dat gaat vaak ten koste van personen. Sommigen onderzoekers hebben niet eens door dat zij bezig zijn met een persoonsgericht onderzoek waarvoor extra waarborgen gelden. In de meeste gevallen is hoor en wederhoor dan noodzakelijk. Wederhoor is meteen een prima manier om bevindingen te falsifiëren en fouten te voorkomen.“

Aandachtspunten Intern Onderzoek

In de brochure Aandachtspunten Intern Onderzoek geeft de Stuurgroep Kritische Succesfactoren Intern Onderzoek van de Kamer Intern Onderzoek & Waarheidsvinding van het IFFC een overzicht van de ‚best practices‘ voor interne feitenonderzoeken. De brochure gaat onder meer in op de cliëntacceptatie; de opdrachtaanvaarding; de fasering en opzet van het onderzoek; de dossiervorming (‘wat niet vastligt, bestaat niet’); persoonsgegevens en privacy; proportionaliteit, subsidiariteit, doeltreffendheid en fair play; interviews; het verzamelen en veiligstellen van gegevens; het wel/niet informeren van betrokkenen; het evalueren, concluderen, falsifiëren (onder meer door wederhoor) en rapporteren.